让自己的语言委婉诚恳
和煦的暖风永远比凌厉的风雨更能使人敞开胸怀。
作为上司，你用命令的语气说话，等于把下属的身份贬低，甚至是践踏了他的尊严。反之，如果用“请教”的语气给下属分派工作，无形中是抬高了对方的地位。一位低职员工说：“领导有次对我说，‘这些都需在下午之前装进盒子里，打上标签，装进货箱后运车库。等你做完了，还有些别的事需要你的帮忙。’然后他就走开了。这让我感到自己是程序中重要的一环，既然领导相信我能做好，我就要证明自己能做好，不让他失望。”
在生活中，有许多人都注意到了对朋友、同事及陌生人这方面的礼节，但又很遗憾地忽略了在上、下级之间同样需要客气。有人认为，最佳上司的一个条件是尊重下属的劳动，哪怕是倒一杯水、打印文件一类的小事，最好都要致谢。韩明是酒店的大堂经理，但他常对服务生说“辛苦你了”“谢谢你”“麻烦帮我换张床单”等客气话，使服务生们觉得自己很受尊重，所以工作热情很高。
“只有先把自己放在别人脚下的人，别人才会把你捧在头上”，睿智的人懂得这个道理，说话时会替对方着想；愚昧的人为了炫耀自己比对方了不起，才会以在言语上贬损他人为乐。
当你所处的地位比对方高时，要格外留意说话的口气。如果校长能亲切地向学生说“你们的身体真棒啊”，经理能体恤员工说声“大家辛苦了”，客人能向服务生说声“麻烦你了”，岂不令听者心情为之振奋。对领导而言，一句客气话不费吹灰之力，却能达到百利无一害的结果，你何不为之？即使对方为你服务是应尽的义务，然而一句客气话却能使他对你更为心悦诚服。
难说的话不说是不行的，关键是委婉、诚恳，尽量减轻对下属的打击。有些话虽然并不过分，也并没有什么不正当的意图，但当领导的还是很难出口。比如说，告诉下级被降职了，解雇了；下级辛辛苦苦拟好的计划书，却被你否定了，下级向你提出了一个好的建议，而你却由于疏忽大意或工作过于繁忙忘记审阅了，下级向你催问时，你该如何回答？
（1）降级通知时说话要委婉
有时候，公司人事调动，下级被降级，或是调到分公司，或是委派他去干一些棘手难办的事，总之不再受到领导的重视。领导这时有责任通知他，并且要耐心安抚，尽量使他能保持积极愉快的心情前往新的岗位就任。千万记住，不要用伤感情的字眼。下级被降职，心里本来就非常不痛快了，领导再用词不当，甚至恶意地嘲讽对方，无异于是给下级怒火上再浇一盆油。
（2）变更计划时说话要委婉
首先要说的问题是，要更改已经通过的计划，如何向下属说明？万万不能对下属说：“不关我的事，都是经理一人说了算，我也没办法！”
这样把责任转嫁给上级，自己暂时没有问题了，但却会使对方对经理产生怨气。或者，一旦下级明白你是在推卸责任，肯定会对你产生极大的反感，你自己的威信也肯定会受影响。
也不可为了防止下级反对，而用高压手段制止对方开口。这样做会使下级心里留下疙瘩，对你不满，也会对工作不满。所以你用高压手段是最不明智、最不可取的做法。
正确的方法应情理兼容，善意地说服下属，才能使对方真正地心服口服，不会丧失工作的积极性。
（3）提案被耽误时说话要委婉
作为领导，应该重视下级的提案，尽管这提案没有可操作性，也不可伤害下属的积极性。有的上司满口答应“看一看”，而过了一段时间后，还是没有看。而下级既然递交了自己的提案，就希望得到一个完满的答复，于是一些人会问领导：“那个提案，您看过了吗？现在办得怎么样了？”
在这种情况下，作为领导应该直率地告诉下属：“对不起，我这段时间很忙，实在没有时间细看，不过一周之内会给你一个满意的答复的。到时候我通知你。”
在约定时间之前，领导要主动答复下级。下级一定会被领导的主动热情所感动。尤其是如果答复是否定的，与其让下级追问理由，不如由自己主动找对方加以说明，表示领导的确认真对待了他的提案，是有诚意的，而不是草草应付了事。
如果提案需要递交更高一级的领导，而上一级的领导态度不明确，以至于没有确定结论时，此时领导最好能居中说明立场，表示自己已经递交给了上级，却久久没有回音，不得已催促上级时，所得答复却是否定的。这时要详细说明，千万不能敷衍。